Servicebüro Zubrizki: Ein individuelles CRM System

In der Münsteraner Harkortstraße 24, unweit der Autobahn 1 gelegen, findet sich seit gut 11 Jahren das Servicebüro Zubrizki. Geleitet von dem Ukrainer Yuri Zubrizki unterstützt es Menschen, die juristische, notarielle oder sonstige Angelegenheiten mit dem russischen, weißrussischen, ukrainischen und kasachischen Staat zu klären haben.

Um diese Vorgänge, zum Beispiel Passverlängerungen, Visa-Anträge oder Rentenbescheide zu vereinfachen und zu beschleunigen, programmierte der IT-Dienstleiser Zubi-Solutions aus Unna ein spezielles CRM-, Verwaltungs- und Dokumentenmanagement-System. Seitdem die serverbasierte Lösung im Einsatz ist, haben sich die organisatorischen Aufwände im Büro um rund 80 Prozent reduziert.

Screens

Glaubt man dem Internet, so leben in Deutschland aktuell mehrere Millionen Menschen mit osteuropäischer Herkunft. Unabhängig, ob es sich dabei um Spätaussiedler, temporäre Arbeitnehmer oder Selbstständige handelt – fast alle von ihnen benötigen regelmäßig oder von Zeit zu Zeit Leistungen der Heimat-Behörden in Weißrussland, Russland, der Ukraine oder Kasachstan. So müssen sich zum Beispiel Senioren, die eine russische Rente beziehen, einmal im Jahr melden, ähnliches gilt für Menschen, die zwei Staatsbürgerschaften haben und von Zeit zu Zeit ihren Pass verlängern müssen. „Für alle diese Menschen, die in Münster und um Umgebung leben“, beschreibt Yuri Zubrizki, „sind wir hierfür der Ansprechpartner und unterstützen als Dienstleister bei der Umsetzung“. Das Büro kümmert sich mit einer Angestellten um die Aufnahme der persönlichen Daten, um die Erstellung von Anträgen und um die Online-Übermittlung der Formulare an die Behörden. Geht es um Dokumente, zum Beispiel Pässe, ist das Münsteraner Büro zudem direkte Abholstelle für die Dokumente. Erbracht werden die Dienstleistungen, für die sich das Servicebüro regelmäßig bei den osteuropäischen Konsulaten registrieren lassen muss, für mehrere tausend Kunden jeden Alters und jeder Berufsgruppe.

Verwaltungsarbeit muss verlässlich und reibungslos funktionieren

Damit die Verwaltungsabläufe im Servicebüro Zubrizki reibungslos und verlässlich funktionieren, kommt es vor allem auf zwei Dinge an: Höchste Akkuratesse bei der Arbeit mit den persönlichen Daten und Anliegen, vor allem aber Prozesse, die im Gleichklang mit den verhältnismäßig geringen Gebühren stehen. „Mit der Software von Zubi-Solutions, die wir seit drei Jahren im Einsatz haben, erreichen wir diese Ziele jetzt optimal“, erzählt Servicebüro-Inhaber Zubrizki stolz. „Wir haben gefunden, was wir gesucht haben und etwas, mit dem wir unsere tägliche Arbeit gewaltig erleichtern.“ Was zu dieser positiven Einschätzung führt, macht der Vergleich der einstigen Abläufe mit den heutigen deutlich. Waren früher Anträge zu stellen, mussten die persönlichen Daten der Kunden oftmals mehrfach händisch in Formulare eingegeben, die dazugehörigen Dokumente kopiert und alles per Post verschickt werden.

Alle Daten in einem Verzeichnis

Heute sind alle Daten und Dokumente, die im Zusammenhang mit einem Kunden stehen, in einem entsprechenden Verzeichnis angelegt und in einem eigenen, vor Ort installierten Server abgespeichert. Ein Klick reicht damit aus, um auf einen Blick alle Stammdaten, gescannte, persönliche Dokumente sowie Eingangsbestätigungen der Behörden einzusehen und zu öffnen. Rechnungen, die die Behörden dem Servicebüro für ihre Aufwände stellen, Briefe, die versendet wurden sowie alle finanziellen Transaktionen, die mit dem Kunden im Zusammenhang stehen, ergänzen die Inhalte einer Kundendatei. Zubrizki: „Da wir mit persönlichen Daten arbeiten und zudem mit Staaten zu tun haben, wird mit Hilfe von Zubi-Solutions natürlich massiv auf die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung geachtet – ein Missbrauch von Informationen ist damit ausgeschlossen“.

Wenige Klicks statt viele händische Prozesse

Die Vorteile, die sich aus dieser serverbasierten Datenerfassung, vor allem aber aus den damit verknüpften Abläufen ergeben, begeistern den Unternehmer auch noch gewaltig. Statt vieler händischer Einzelprozesse reichten nun ganz wenige Klicks am Rechner aus, um typische Vorgänge anzustoßen. Besonders bequem ist laut des Unternehmers dabei die Verknüpfung der Stammdaten mit den verschiedenen Formularen. Konkret heißt das: Muss ein Formular ausgefüllt werden, lassen sich die Informationen, zum Beispiel Geburtsdatum und Wohnort, direkt aus dem Verzeichnis in die unterschiedlichen Formularoberflächen übertragen. Doch damit nicht genug: Sind die Formulare ausgefüllt und finalisiert, lassen sich diese in einer Mail mit allen anderen Dokumenten verknüpfen, die zur Beantragung oder die Aktualisierung eines Vorgangs benötigt werden. Die Versendung an die Behörden erfolgt komplett online. Die per Mail zurück gesendeten Eingangsbestätigungen und Rückmeldungen werden direkt im Server dem Kunden zugeordnet. Zubrizki: „Der Postversand, der uns in der Vergangenheit viel Aufwand und Zeit gekostet hat, ist heute nahezu komplett abgeschafft, die freiwerdenden Kapazitäten können wir direkt in die Kundenbetreuung investieren“.

Fehlervermeidung

Ein wichtiger Effekt des neuen Systems ist neben der Beschleunigung und Vereinfachung die Fehlervermeidung. Ließen übersehene Schreibfehler zuvor einen Antrag schon mal scheitern oder sorgten für Doppelaufwände, ist dies aufgrund der zentralisierten Datenhaltung heute weitgehend ausgeschlossen. Massiv vereinfacht hat sich auch die Archivierung und Suche nach Schriftstücken. Wurde früher alles in Papierordnern abgelegt und musste bei Bedarf dort gesucht werden, ist heute alles auf dem Server verfügbar und kann schnell und einfach gefunden und genutzt werden. Und noch ein weiterer Bereich wurde mit der Einführung der Software von Zubi-Solutions optimiert: Das Rechnungswesen: Wurden früher per Hand Rechnungen geschrieben und die Zahlungseingänge überwacht werden, lassen sich auch diese Aufgaben nun direkt aus dem System heraus organisieren. Das Besondere ist dabei die automatisierte Überwachung und Verbuchung der Zahlungseingänge mit Hilfe der direkten Verknüpfung mit dem Geschäftskonto. Zubrizki: „Kommt Geld herein und die Summe passt mit der Rechnungsnummer und dem geforderten Betrag zusammen, wird der Vorgang geschlossen und die Zahlung verbucht. Zu bearbeiten haben wir damit nur noch die Fälle, in denen es keine Übereinstimmungen gibt“.

Erfolgreiches Projektmanagement

Zubrizki, der ein Studium der Energiewirtschaft abgeschlossen hat, ist mit den Möglichkeiten der Software somit hochzufrieden, und mindestens genauso mit der Zusammenarbeit mit Zubi-Solutions. „Wir haben den Ansprechpartnern gesagt, was wir uns vorstellen und diese haben dann unsere Wünsche innerhalb von wenigen Wochen Schritt für Schritt umgesetzt. Gab es Ideen, die den Ablauf noch weiter verbesserten, wurden uns diese verständlich vorgestellt und wir entschieden, ob sie so umgesetzt werden sollen“. Dass alles im Preisrahmen blieb und die Zusammenarbeit auch heute noch so reibungslos funktioniert, freut den begeisterten Kaffeetrinker zudem. „Ich bin mir sicher, dass wir jetzt für die Zukunft gewappnet sind und noch viele Jahre erfolgreich Dienstleistungen für die osteuropäischen Menschen im Raum Münster erbringen können.“

Diese Funktionen werden von der Software im Service Büro Zubrizki unterstützt:

  • Kundenbezogene Datenverzeichnisse mit Speichermöglichkeiten für Stammdaten, Dokumente, Rechnungen
  • Automatische Übertragung von Stammdaten auf Formulare
  • Automatischer Abgleich von Rechnungen mit Zahlungseingang
  • Automatische Verbuchung von Zahlungseingängen bei Übereinstimmung mit Rechnungssummer und Rechnungssumme
Technologien

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